Tietosuojaseloste

Museoviraston Lupa- ja kokoelmapalvelu – Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste sisältää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 679/2016 mukaiset tiedot rekisteröidylle.
Laadittu 30.1.2026.

1. Rekisterin nimi

   Museoviraston Lupa- ja kokoelmapalvelu

2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

   Nimi: Museovirasto
   Käyntiosoite: Hakaniemenranta 6, Helsinki
   Postiosoite: PL 913, 00101 Helsinki
   Kirjaamo: 0295 33 6080
   Sähköposti: kirjaamo@museovirasto.fi

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

   Ota yhteyttä: tietosuoja@museovirasto.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

   Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitukset ovat:

   • Lupahakemusten, aineistotilausten, mahdollisten käyttötarkoitusselvitysten ja muiden mahdollisten lomakkeiden käsittelyn ja niihin liittyvän laskutusten hoitaminen
   • Muut asiakaspalvelun hoitamiseen liittyvät toimenpiteet

   Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat:

   Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6 1. c) sekä yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen ja julkisen vallan käyttäminen (artikla 6 1. e). Joissakin tapauksissa henkilötietojen käsittelyn perusteena on voinut olla poikkeuksellisesti myös rekisteröidyn suostumus (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6 1. a).

   Henkilötietojen käsittelyperusteet liittyvät mm. seuraaviin lakeihin:

   • Laki Museovirastosta 510/2025
   • Muinaismuistolaki 295/1963
   • Arkistolaki (831/1994)
   • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)

5. Rekisterin tietosisältö/henkilötietoryhmät

   Lupa- ja kokoelmapalvelun tallennettavat henkilötiedot:

   Henkilöasiakas:

   • nimi- ja yhteystiedot: etunimet, sukunimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
   • tunnistautumistieto (Suomi.fi)

   Organisaatioasiakas:

   • yhteyshenkilön nimi- ja yhteystiedot

   Esimerkiksi digitointitilausten perusteella toimitettavissa asiakirjoissa voi esiintyä virkamiesten sekä yksityishenkilöiden nimi- ja yhteystietoja.

   Lupa- ja kokoelmapalvelun lomakkeisiin sisältyvät muut kuin asiakkaan henkilötiedot:

   • Muinaisjäännösten tutkimus- ja kajoamislupa-hakemuksiin liittyvät kiinteistön omistajien ja haltijoiden yhteystiedot:
     • nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
   • Muinaisjäännösten tutkimusluvissa ja tutkimusten raportoinnissa ilmoitettavat muiden tutkimukseen osallistuvien henkilöiden tiedot (esim. tutkimuksen johtaja, kenttätyön johtaja, tutkimuksen tilaaja ja rahoittaja)
     • nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
   • Viranomaisprosesseihin liittyviin henkilöä koskeviin asiakirjoihin sisältyvät tiedot. Asiakirjoissa ja niiden metatiedoissa esiintyy säännönmukaisesti mm. virkamiesten nimiä sekä yksityishenkilöiden nimi- ja yhteystietoja.

   Lupa- ja kokoelmapalvelua käyttävien virkamiesten ja työntekijöiden tiedot:

   • nimi, osasto/yksikkötieto, sähköpostiosoite.

6. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

   Museoviraston virkamiehet ja työntekijät, joiden toimenkuvaan kuuluu hoitaa Lupa- ja kokoelmapalvelun asiakaspalveluun liittyviä tehtäviä.

   Lisäksi henkilötietojen vastaanottajia ovat tunnistuspalvelun ja maksupalvelun tarjoajat.

   Yleisessä tietosuoja-asetuksessa tarkoitetut henkilötietojen käsittelijät: järjestelmän ylläpitäjä.

   Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa.

7. Tietojen siirrot EU:n tai ETAalueen ulkopuolelle

   Museovirasto ei luovuta lupa- ja kokoelmapalveluun sisältyviä henkilötietoja kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

8. Henkilötietojen säilyttämisaika

   Asiakirjoihin sisältyvät ja asioiden käsittelyyn liittyvät henkilötiedot säilytetään arkistolain ja sen edellyttämän suunnitelman (AMS tai TOS) mukaisesti.

   Lomakkeita säilytetään Lupa- ja kokoelmapalvelussa pääosin 3 vuotta. Jos aineistopyyntö koskee käyttörajoitettua aineistoa ja rekisteröity on antanut selvityksen käyttötarkoituksesta, tietoja säilytetään 10 vuotta.

   Asianhallintajärjestelmään siirrettävät asiakirjalliset tiedot säilytetään tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

9. Henkilötietojen käsittelyn suojaaminen

   Museoviraston Lupa- ja kokoelmapalveluun liittyviä henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Museovirasto on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii sitä myös henkilötietojen käsittelijöiltä. Tietoja käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan niiden käsittely kuuluu.

10. Rekisteröidyn oikeudet

    Tietojen käsittelyperuste vaikuttaa siihen, mitä oikeuksia rekisteröidyllä on. Rekisteröidyn oikeudet eri tilanteissa on listattu yksityiskohtaisemmin esim. tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilla.

    Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan.

    Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:

    • itseään koskevat henkilötiedot
    • oikaisemaan tai poistamaan virheelliset tai vanhentuneet tiedot
    • tietyin edellytyksin henkilötietojen käsittelyn rajoittamista ja vastustamista

    Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, rekisteröidyllä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle.

11. Tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu sekä tarvittaessa siitä, onko tiedot saatu yleisesti saatavilla olevista lähteistä

    Henkilötiedot on saatu

    • rekisteröidyltä itseltään hänen lähettäessään lomakkeen Museoviraston Lupa- ja kokoelmapalvelusta
    • rekisteröidyn tunnistautuessa vahvasti Suomi.fi- tunnistuspalvelun avulla, tämän nimitiedot saadaan väestötietojärjestelmästä
    • Lupa- ja kokoelmapalvelun asiakas voi ilmoittaa palvelun kautta myös muiden lupa-asiointiin liittyvien henkilöiden henkilötietoja (esim. muut arkeologiseen tutkimukseen osallistuvat henkilöt ja kiinteistön omistajat)

12. Käytetäänkö tietoja automaattiseen päätöksentekoon ja/tai profilointiin.

    Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.