Dataskyddsbeskrivning
Museiverkets Tillstånds- och samlingstjänst – Dataskyddsbeskrivning
Dataskyddsbeskrivningen innehåller de uppgifter som krävs enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 679/2016 för den registrerade.
Beskrivningen har upprättats 30.1.2026.
Registerets namn
Museiverkets Tillstånds- och samlingstjänst
Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter
Namn: Museiverket
Besöksadress: Hakaniemenranta 6, Helsingfors
Postadress: PB 913, 00101 Helsingfors
Registratorskontor: 0295 33 6080
E-post: kirjaamo@museovirasto.fiDataskyddsombudets kontaktuppgifter
Kontakta: tietosuoja@museovirasto.fi
Ändamål med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund
Ändamålen med behandlingen av personuppgifter är:
- hantering av tillståndsansökningar, materialbeställningar, eventuella utredningar om användningsändamål och andra eventuella blanketter samt skötsel av tillhörande fakturering
- andra åtgärder som hänför sig till kundservice.
Rättsliga grunder för behandlingen av personuppgifter är:
Efterlevnad av en rättslig förpliktelse (EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6.1 c) samt utförande av en uppgift av allmänt intresse och utövande av offentlig myndighet (artikel 6.1 e). I vissa fall kan grunden för behandlingen av personuppgifter i undantagsfall även ha varit den registrerades samtycke (EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6.1 a) utöver annan laglig grund.
Behandlingsgrunderna för personuppgifter hänför sig bl.a. till följande lagar:
- Lag om Museiverket 510/2025
- Fornminneslagen 295/1963
- Arkivlagen (831/1994)
- Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
Registerinnehåll/personuppgiftskategorier
Personuppgifter som lagras i Tillstånds- och samlingstjänstens kontaktuppgifter:
Privatkund:
- namn- och kontaktuppgifter: förnamn, efternamn, postadress, e-postadress, telefonnummer
- Suomi.fi-identifikation
Organisationskund:
- kontaktpersonens namn- och kontaktuppgifter
Till exempel kan handlingar som levereras på basis av igitaliseringsbeställningar innehålla namn- och kontaktuppgifter till tjänstemän och privatpersoner.
Personuppgifter som ingår i servicebegäranden:
- Kontaktuppgifter till fastighetsägare och innehavare i anknytning till ansökningar om undersöknings- och ingreppstillstånd för fornlämningar:
- namn, postadress, e-postadress, telefonnummer
- I undersökningstillstånd för fornlämningar och i rapporteringen av undersökning uppges uppgifter om andra personer som deltar i undersökningen (t.ex. undersökningsledare, fältarbetsledare, beställare av undersökningen och finansiär):
- namn, postadress, e-postadress, telefonnummer
- Uppgifter som ingår i personrelaterade handlingar i myndighetsprocesser. I handlingarna och deras metadata förekommer regelmässigt bl.a. tjänstemäns namn samt privatpersoners namn- och kontaktuppgifter.
Uppgifter om tjänstemän som använder Tillstånds- och samlingstjänsten:
- namn, uppgift om avdelning/enhet, e-postadress.
Mottagare eller kategorier av mottagare av personuppgifter
Museiverkets anställda vars arbetsuppgifter omfattar uppgifter relaterade till kundservicen för Tillstånds- och samlingstjänsten.
Utöver detta är även leverantörer av identifieringstjänster och betaltjänster mottagare av personuppgifter.
Personuppgiftsbiträden enligt den allmänna dataskyddsförordningen: systemets administratör.
Uppgifter kan lämnas ut endast inom de gränser som gällande lagstiftning förutsätter och tillåter.
Överföringar av uppgifter utanför EU- eller EES-området
Museiverket lämnar inte ut personuppgifter som ingår i ärendehanteringen eller i myndighetsarkivet till tredjeländer eller internationella organisationer.
Lagringstid för personuppgifter
Personuppgifter som ingår i handlingar och som hänför sig till handläggning av ärenden bevaras enligt arkivlagen och den plan som krävs av den (AMS eller TOS).
Servicebegäranden bevaras i Tillstånds- och samlingstjänsten i 3 år. Om materialbegäran gäller material med användningsbegränsningar och den registrerade har lämnat en utredning om användningsändamålet, bevaras uppgifterna i 10 år.
Myndighetsärenden som överförs till ärendehanteringssystemet bevaras enligt informationsstyrningsplanen.
Skydd av behandlingen av personuppgifter
Personuppgifter relaterade till Museiverkets Tillstånds- och samlingstjänst behandlas konfidentiellt. Museiverket har vidtagit nödvändiga tekniska och organisatoriska åtgärder och kräver samma av personuppgiftsbiträden. Uppgifter behandlas endast av personer för vilka behandlingen ingår i arbetsuppgifterna.
Den registrerades rättigheter
Den rättsliga grunden för behandlingen påverkar vilka rättigheter den registrerade har. Den registrerades rättigheter i olika situationer listas mer detaljerat t.ex. på Dataombudsmannens byrås webbplats.
Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör honom eller henne behandlas.
Den registrerade har rätt att begära:
- personuppgifter som rör honom eller henne
- rättelse eller radering av felaktiga eller föråldrade uppgifter
- under vissa förutsättningar begränsning av behandlingen samt att invända mot behandlingen.
Om den registrerade anser att behandlingen av hans eller hennes personuppgifter inte är laglig, har den registrerade rätt att lämna in klagomål till dataombudsmannen.
Uppgifter om varifrån personuppgifterna har erhållits och vid behov om uppgifterna erhållits från allmänt tillgängliga källor
Personuppgifter har erhållits
- från den registrerade själv när han eller hon beställt material eller tjänster från Museiverkets Tillstånds- och samlingstjänst
- när en person starkt autentiserar sig via Suomi.fi-identifikationstjänsten inhämtas namnuppgifter från befolkningsdatasystemet
- en kund hos Tillstånds- och samlingstjänsten kan via tjänsten också lämna personuppgifter om andra personer som hänför sig till tillståndsärenden (t.ex. andra personer som deltar i arkeologisk undersökning och fastighetsägare).
Används uppgifterna för automatiserat beslutsfattande och/eller profilering.
Uppgifter som ingår i registret används inte för profilering och är inte föremål för automatiserat beslutsfattande.